Kary za brak faktury w KSeF - ile grożą i od kiedy obowiązują

Opublikowano: 2026-07-29

Poniższe informacje mają charakter ogólny i nie zastępują porady prawnej ani podatkowej - w razie wątpliwości co do konkretnej sytuacji sprawdź aktualne przepisy lub skonsultuj się z księgową bądź doradcą podatkowym.

Czy teraz grożą kary za brak faktury w KSeF?

Nie w każdym przypadku - ustawodawca przewidział okres przejściowy, w którym sankcje administracyjne za nieprzestrzeganie obowiązku korzystania z KSeF jeszcze nie obowiązują. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku zaczynają działać kary pieniężne za faktury wystawione poza systemem, mimo że powinny się w nim znaleźć - to ta sama data, w której obowiązek KSeF obejmuje ostatnią grupę podatników (zobacz harmonogram wdrożenia KSeF).

Ile wynoszą kary

Wysokość kary ustala naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji administracyjnej, biorąc pod uwagę wagę i częstotliwość naruszenia. Przepisy przewidują karę do wysokości:

100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
18,7% kwoty brutto - dla dokumentów, które nie wykazują podatku VAT.

To górne granice, a nie stawki naliczane automatycznie - w praktyce naczelnik urzędu ocenia każdy przypadek indywidualnie.

A co w okresie przejściowym (2026 rok)?

W okresie przejściowym kary administracyjne opisane wyżej nie obowiązują. Nie oznacza to jednak pełnej bezkarności - świadome i uporczywe niedostosowanie się do obowiązku korzystania z KSeF może podlegać odpowiedzialności karnoskarbowej na zasadach ogólnych. Innymi słowy: pojedyncze potknięcie przy wdrażaniu nowego systemu to co innego niż celowe unikanie wystawiania faktur w KSeF.

Jak zmniejszyć ryzyko kary

Najczęstsza przyczyna problemów to nie złośliwe unikanie KSeF, tylko zwykłe zaległości: faktura wystawiona w trybie awaryjnym, która nie trafiła do systemu w terminie, albo brak nadanych uprawnień dla osoby, która w praktyce wystawia faktury. Warto:

pilnować terminów przesyłania faktur wystawionych w trybie awaryjnym lub offline (zobacz artykuł o trybie awaryjnym KSeF),
upewnić się, że wszystkie osoby wystawiające faktury w Twoim imieniu mają nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF,
na bieżąco sprawdzać, czy wystawione i odebrane faktury faktycznie mają numer KSeF, a nie tylko status "w trakcie wysyłki".

Jeśli faktury trafiają do Ciebie automatycznie - np. przez getKSeF.pl na Dysk Google - łatwiej to na bieżąco kontrolować, bo widzisz wszystkie faktury i ich status w jednym miejscu, zamiast sprawdzać to ręcznie w Aplikacji Podatnika.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kara grozi już teraz, w 2026 roku?

Kary administracyjne opisane w przepisach zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Wcześniej możliwa jest jedynie odpowiedzialność karnoskarbowa w przypadku świadomego i uporczywego unikania obowiązku.

Kto ustala wysokość kary?

Naczelnik właściwego urzędu skarbowego, w drodze decyzji administracyjnej, biorąc pod uwagę okoliczności konkretnej sprawy.

Czy każda pomyłka w KSeF kończy się karą?

Nie - przepisy mówią o karach za nieprzestrzeganie obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a nie o każdym drobnym błędzie technicznym. W razie wątpliwości co do konkretnej sytuacji warto skonsultować się z księgową lub doradcą podatkowym.